Haushalts-, Kassen-, Zahlungs- und Gebührenordnung des
Kleingärtnervereins „Harthauer Hang“ Chemnitz e.V

Inhaltsverzeichnis:

• 1. Haushaltordnung

• 2. Kassenordnung

• 3. Zahlungsverkehr

• 4. Gebührenordnung

• Anhang

1. Haushaltordnung

1.1.
Der Vorstand sichert die finanziellen Mittel zur Erfüllung der Anforderungen für die kleingärtnerische Gemeinnützigkeit.

1.2.
Die Finanzierungsgrundlage zur selbstlosen Erfüllung der Anforderungen bildet der § 5 und § 13 der Satzung des Kleingärtnervereins „Harthauer Hang“ Chemnitz e. V.

1.3.
Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben des KGV „Harthauer Hang“ Chemnitz e.V. erfolgt über ein Kassenbuch, der nach den Anforderungen des Vereins- und Steuerrechtes arbeitet und den Nachweis der satzungsgemäßen Verwendung der finanziellen Mittel ausweist.

1.4.
Die Aufzeichnungen im Kassenbuch sind nach Ablauf des Geschäftsjahres in einem Abschluss zu erfassen; eine Überschussrechnung aufzustellen und einen Kassenbericht anzufertigen. Das Jahresergebnis ist der Mitgliederversammlung zur Kenntnis zu geben und von der Mitgliederversammlung zu bestätigen.

2. Kassenordnung

2.1.
Es ist eine Kasse zu führen.

2.2.
Über jede Einzahlung ist ein nummerierter Beleg zu erstellen. Der Originalbeleg dient dem Einzahler als Quittung.

2.3.
Jede Auszahlung von Bargeld erfolgt nur gegen Quittung des Geldempfängers.

2.4.
Auf den Belegen ist zu vermerken: • Betrag in Ziffern und Worten
• Name des Empfängers oder Einzahlers
• Ort und Datum
• Belegnummer
• sachliche Richtigzeichnung durch den Auftraggeber

2.5.
Die Zahlungsanweisung erfolgt durch den Vorsitzenden, den Stellvertreter oder den Schatzmeister des Kleingärtnervereines „Harthauer Hang“ e. V. (§ 13 der Satzung), solange sie nicht selbst Zahlungsempfänger sind.

2.6.
Jeder Beleg muss sachlich und rechnerisch richtig bestätigt und zur Zahlung angewiesen sein.
• „Sachlich richtig“ - zeichnet der Auftraggeber.
• „Rechnerisch richtig" - zeichnet der Schatzmeister.

2.7.
Die Kassenbelege sind fortlaufend zu nummerieren und chronologisch unverzüglich im Kassenbuch einzutragen.

2.8.
Das Kassenlimit wird auf maximal 400,00 € begrenzt.

2.9.
Die Kasse ist bei Personenwechsel stets mit Übergabe-/Übernahmeprotokoll schriftlich zu übergeben. Die Übergabe ist vom Schatzmeister zu bestätigen.

2.10.
In der Kasse dürfen keine fremden Gelder aufbewahrt werden.

3. Zahlungsverkehr

3.1.
Durch den Zahlungsverkehr ist die termingemäße Überwachung des Geldeinganges der Mitgliedsbeiträge, aller sonstigen vom Verein geforderten Gebühren und Beiträge sowie aller durchlaufenden Posten wie Versicherung, Pacht, Wasser- und Energiekosten zu gewährleisten.

3.2.
Bei Zahlungsverzug sichert der Vorstand die konsequente Durchsetzung des § 5 unserer Vereinssatzung sowie bei anderen finanziellen Forderungen die entsprechende Mahnung termingerecht zu.

3.3.
Alle Zahlungsverpflichtungen sind termingemäß zu erledigen.

3.4.
Der bargeldlose Zahlungsverkehr wird über ein Geldinstitut abgewickelt.

3.5.
Die Bankbelege sind von zwei zeichnungsberechtigten Personen zu unter-schreiben (siehe Anlage).

3.6.
Der Schatzmeister hat die Auszüge auf Vollständigkeit der Belege zu prüfen.

3.7.
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen sowie der zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen beträgt 10 Jahre. Unterlagen und Belege der Buchhaltung sind 6 Jahre aufzubewahren. Die Hebebücher sind zu archivieren.

4. Gebührenordnung

4.1.
Schreiben an Vereinsmitglieder, die Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Vereinsfeiern, Arbeitseinsätzen und ähnliches zum Inhalt haben, sind gebührenfrei. Dies wird über die Vereinskasse finanziert.

4.2.
Zahlungserinnerungen, an unsere Forderungen, wie die Zahlung von Pacht, Mitgliedsbeiträgen und Kosten wie Wassergeld, Elektrogebühren, Zahlung nicht geleisteter Arbeitsstunden usw., werden in der Regel telefonisch mit dem säumigen Gartenfreund abgeklärt. Sollte der Betreffende telefonisch nicht erreichbar sein, so erfolgt dies in schriftlicher Form mit einer Gebühr in Höhe von 3,00 € zuzüglich Einwurfeinschreiben.

4.3.
Wird die telefonische und schriftliche Zahlungserinnerung wieder ignoriert, erfolgt eine Mahnung in Höhe von 10,00 € zuzüglich Einwurfeinschreiben.

4.4.
Wenn Stromkosten oder Wassergebühren nach Zahlungserinnerung und Mahnung nicht gezahlt werden, trennen wir den betreffenden Garten vom gemeinsamen Anschluss. Erst nach Zahlung des offenen Beitrages und der Entrichtung einer Aufwandsentschädigung in Höhe des aktuellen Arbeitsstundensatzes / pro AE, wird die Zuschaltung des Gartens auf schriftlichen Antrag des Pächters an den Vorstand vorgenommen. Den betreffenden Termin beschließt der Vorstand nach Vorlage des Antrages in Vereinbarung mit dem jeweiligen Arbeitsteam zur nachfolgenden Vorstandssitzung nach Antragseingang.

4.4.1.

Entscheidet sich ein Pächter während des Pachtverhältnisses von den Medien getrennt zu werden, ist dies nur auf schriftlichen Antrag möglich.

Der Pächter ist verpflichtet das entsprechende Medium bei Gartenübergabe in den Urzustand durch das entsprechende Team bringen zu  lassen.

Die Kosten dafür richten sich jeweils nach der Höhe des aktuellen Arbeitsstundensatzes / pro AE und sind vom abgebenden Pächter zu tragen.

4.5.
Jede weitere Handlung unsererseits, wie händige Zustellungen, Vororttermine, Vorstandssitzungen, Termine bei Rechtsanwälten, Gerichten etc. die sich aus der Zahlungserinnerung und Mahnungen ergeben, werden zeitlich mit dem aktuellen, für das jeweilige Jahr geltenden Stundensatz für Arbeitsstunden dem jeweiligen angemahnten Pächter zusätzlich in Rechnung gestellt. Die händige Zustellung erfolgt aus rechtlichen Gründen durch ein Vorstandsmitglied gemeinsam mit einem Vereinsmitglied. (Erläuterung im Anhang).

4.6.
In sozialen Härtefällen, wenn Pächter nicht zahlen können, gibt es Ausnahmeregelungen. Die Gründe müssen vom Pächter dem Vorstand mindestens 14 Tage vor dem Zahlungstermin glaubhaft bekannt gemacht werden, und der Vorstand entscheidet über die mögliche Reglung, die individuell ausgehandelt wird und ausschließlich von der Zahlungsfähigkeit des Vereins bestimmt ist. Dazu ist ein schriftliches Protokoll anzufertigen. Wird eine dieser schriftlich festgelegten Zahlungsmodalitäten durch den Zahlungssäumigen verletzt, steht die Gesamtzahlung der Forderung sofort an. Es wird darauf orientiert, dass die Zahlungen innerhalb der nächsten folgenden 3 Monate getilgt werden. (Erläuterung im Anhang).

4.7.
Weitere Sanktionen laut Satzung (wie mögliche Kündigung des Pachtvertrages etc.) sind von dieser Ordnung nicht betroffen und können gleichlaufend wirksam werden.

Anhang zur Haushalts-, Kassen-, Zahlungs- und Gebührenordnung des
Kleingärtnervereins „Harthauer Hang“ Chemnitz e. V.

Erläuterung zum Punkt 4.5:

Zur säumigen Zahlung wird eine Vorstandssitzung einberufen, dann kann zur Bearbeitung des betreffenden Punktes die Vorstandszeit berechnet werden. z.B.

5 Mitglieder a 15 min 75 min

händige Zustellung eines Briefes 2 Mitglieder je 1 Std. 120 min

Rechtsauskunft einholen 2 Mitglieder je 2 Std. 240 min

= 435 min

Das sind ca. 7 Stunden, für die gegenwärtig 25 € pro Stunde zu begleichen sind.
Das würde im Beispiel eine Summe von 175 € ausmachen.

Erläuterung zum Punkt 4.6:

Der Verein muss immer bis zum 31.01. des Jahres die Pacht überweisen. Das sind etwa 3000,00 €, die beglichen werden müssen. Sollte es einem Pächter ausnahmsweise nicht möglich sein, seine Zahlungen termingerecht zu leisten, dann kann er einen Antrag an den Vorstand stellen, der glaubhaft begründet werden muss. Dieser Antrag ist vom Pächter spätestens 14 Tage vor dem Zahlungstermin zu stellen und daraufhin kann der Vorstand auf Vorschlag des Säumigen einen Plan für die Verzugszahlungen erstellen.

Beispiel: Forderung: 140 € zum 31.01. des Jahres:

1. Teilbetrag: 50 € fällig am 28.2. des Jahres
2. Teilbetrag: 40 € fällig am 31.3. des Jahres
3. Teilbetrag: 50 € fällig am 30.4. des Jahres

Wird nicht termingerecht gezahlt, ist der Gesamtbetrag sofort fällig.

Der Zahlungsverkehr des Kleingärtnervereins „Harthauer Hang Chemnitz e. V. erfolgt auf das Vereinskonto bei der Sparkasse Chemnitz.

IBAN: DE15 8705 0000 3560 0013 22

Zeichnungsberechtigte Personen sind:

1. Vorsitzender
2. Vorsitzender
Schatzmeister

Chemnitz, 14. Februar 2024