Gebührenordnung

Haushalts-, Kassen-, Zahlungs- und Gebührenordnung des Kleingärtnervereins „Harthauer Hang“ Chemnitz e. V.

Inhaltsverzeichnis

1. Haushaltordnung
2. Kassenordnung
3. Zahlungsverkehr
4. Gebührenordnung
Anhang
Vereinskonto und Zeichnungsberechtigte

1. Haushaltordnung

1.1 Sicherstellung der finanziellen Mittel
Der Vorstand sichert die finanziellen Mittel zur Erfüllung der Anforderungen der kleingärtnerischen Gemeinnützigkeit.

1.2 Finanzierungsgrundlage
Die Finanzierungsgrundlage zur selbstlosen Erfüllung dieser Aufgaben bilden § 5 und § 13 der Satzung des Kleingärtnervereins „Harthauer Hang“ Chemnitz e. V.

1.3 Kassenbuchführung
Die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben erfolgt in einem Kassenbuch, das den Anforderungen des Vereins- und Steuerrechts entspricht und den Nachweis der satzungsgemäßen Mittelverwendung gewährleistet.

1.4 Jahresabschluss und Bericht
Nach Ablauf des Geschäftsjahres sind die Aufzeichnungen abzuschließen, eine Überschussrechnung sowie ein Kassenbericht zu erstellen. Das Jahresergebnis ist der Mitgliederversammlung zur Kenntnis zu geben und von dieser zu bestätigen.

2. Kassenordnung

2.1 Vereinskasse
Der Verein führt eine Vereinskasse.

2.2 Einzahlungsbelege
Für jede Einzahlung ist ein nummerierter Beleg zu erstellen. Eine digitale Quittung ist zulässig. Der Originalbeleg bzw. die digitale Version dient dem Einzahler als Quittung.

2.3 Auszahlungsbelege
Jede Auszahlung erfolgt ausschließlich gegen quittierte Empfangsbestätigung des Zahlungsempfängers. Digitale Empfängerbestätigungen sind zulässig.

2.4 Pflichtangaben auf Belegen
Jeder Beleg muss enthalten:

Betrag: eindeutig und gut lesbar in Ziffern. Bei handschriftlichen Quittungen kann zur Klarheit zusätzlich der Betrag in Worten angegeben werden.
Name des Empfängers oder Einzahlers
Ort und Datum
Belegnummer
Sachliche Richtigzeichnung durch den Auftraggeber

2.5 Zahlungsanweisungen und Zeichnungsbefugnis
Die Zahlungsanweisung erfolgt durch den Vorsitzenden, den stellvertretenden Vorsitzenden oder den Schatzmeister (§ 13 der Satzung), sofern sie nicht selbst Zahlungsempfänger sind.

2.6 Sachliche und rechnerische Richtigkeit
Jeder Beleg muss sachlich und rechnerisch richtig bestätigt sein.
„Sachlich richtig“ – zeichnet der Auftraggeber.
„Rechnerisch richtig“ – zeichnet der Schatzmeister.

2.7 Belegnummerierung und Buchung
Kassenbelege sind fortlaufend zu nummerieren und zeitnah chronologisch in das Kassenbuch einzutragen.

2.8 Kassenlimit
Das Kassenlimit beträgt maximal 400,00 €.

2.9 Kassenübergabe
Bei einem Wechsel der verantwortlichen Person ist die Kasse schriftlich mittels Übergabe-/Übernahmeprotokoll zu übergeben. Die Übergabe ist vom Schatzmeister zu bestätigen.

2.10 Verbot fremder Gelder
In der Kasse dürfen keine fremden Gelder aufbewahrt werden.

3. Zahlungsverkehr

3.1 Überwachung der Zahlungspflichten
Der Zahlungsverkehr umfasst die Überwachung aller Fälligkeiten zu Beiträgen, Pacht, Umlagen und Kosten wie Wasser- und Stromgebühren.

3.2 Maßnahmen bei Zahlungsverzug
Bei Zahlungsverzug setzt der Vorstand die satzungsgemäßen Bestimmungen des § 5 konsequent durch.

3.3 Erfüllung der Vereinsverbindlichkeiten
Alle Zahlungsverpflichtungen des Vereins sind fristgerecht zu erfüllen.

3.4 Bargeldloser Zahlungsverkehr
Der bargeldlose Zahlungsverkehr erfolgt über ein Geldinstitut.

3.5 Unterzeichnung der Bankbelege
Bankbelege sind von zwei zeichnungsberechtigten Personen zu unterzeichnen (siehe Anhang).

3.6 Prüfung der Kontoauszüge
Der Schatzmeister hat die Kontoauszüge auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.

3.7 Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfristen betragen:

10 Jahre für Bücher, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
6 Jahre für Belege
Hebebücher sind dauerhaft zu archivieren.

4. Gebührenordnung

4.1 Gebührenfreie Schreiben
Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Vereinsfeiern, Arbeitseinsätzen u. Ä. sind gebührenfrei und werden durch die Vereinskasse getragen.

4.2 Zahlungserinnerung (1. Mahnstufe)
Erfolgt keine fristgerechte Zahlung, wird eine schriftliche Zahlungserinnerung erhoben:
Gebühr: 3,00 €
zuzüglich Einwurfeinschreiben

4.3 Mahnung (2. Mahnstufe)
Bei weiterer Nichtzahlung erfolgt eine Mahnung:
Gebühr: 10,00 €
zuzüglich Einwurfeinschreiben

4.4 Abschaltung bei Nichtzahlung von Strom oder Wasser
Wird trotz Zahlungserinnerung und Mahnung nicht gezahlt, wird die Parzelle vom jeweiligen Medium getrennt.
Eine Wiederanschaltung erfolgt nur auf schriftlichen Antrag des Pächters, erst nach vollständigem Zahlungsausgleich, zuzüglich Aufwandsentschädigung in Höhe des aktuellen Stundensatzes.
Der Termin zur Wiederanschaltung wird in Abstimmung mit dem zuständigen Arbeitsteam durch den Vorstand festgelegt.

4.4.1 Freiwillige Abschaltung auf Wunsch des Pächters
Ein Pächter kann eine dauerhafte Abschaltung eines Mediums während des Pachtverhältnisses schriftlich beantragen.
Bei Rückgabe des Gartens muss der Anschluss durch das zuständige Team wieder in den Urzustand versetzt werden.
Die Kosten dafür richten sich nach dem aktuellen Stundensatz und sind vom abgebenden Pächter zu tragen.

4.5 Sonstige Gebühren im Rahmen der Vereinsordnung
Unentschuldigtes Fehlen zur Mitgliederversammlung: 10 € (Pflicht gemäß § 5 der Satzung)
Verspätete Abgabe des Arbeitsstundenheftes: 10 €
Begründung: verzögerter Abrechnungsprozess und zusätzlicher Verwaltungsaufwand
Keine Abgabe des Arbeitsstundenheftes bedeutet: 0 anerkannte Arbeitsstunden
Unentschuldigtes Fehlen oder verspätete Bereitstellung zur Medienablesung: 10 €

4.6 Weitere Aufwendungen des Vereins
Weitere notwendige Maßnahmen wie:

händige Zustellungen
Vor-Ort-Termine
Vorstandssitzungen
Termine bei Rechtsanwälten oder Behörden

werden nach tatsächlichem Aufwand und dem aktuellen Stundensatz berechnet.
(Hintergrund siehe Anhang.)

4.7 Härtefallregelung
In sozialen Härtefällen können individuelle Zahlungsvereinbarungen getroffen werden.
Voraussetzungen:

schriftlicher Antrag mind. 14 Tage vor Fälligkeit,
glaubhafte Begründung durch den Pächter,
Entscheidung durch den Vorstand,
schriftliche Vereinbarung der Zahlungsmodalitäten.

Wird eine vereinbarte Rate nicht eingehalten, wird die gesamte Forderung sofort fällig.
Beispiel für eine Ratenzahlung (140 €):
1. Rate: 50 € – fällig zum 28.02.
2. Rate: 40 € – fällig zum 31.03.
3. Rate: 50 € – fällig zum 30.04.

4.8 Weitere Sanktionen
Satzungsgemäße Maßnahmen wie Kündigung des Pachtvertrags bleiben hiervon unberührt.

4.9 Mitgliedsbeiträge

4.9.1 Erstes Mitglied: 33,00 € / Jahr

4.9.2 Jedes weitere Mitglied: 11,50 € / Jahr

4.9.3 Der Erst-Mitgliedsbeitrag wird an den Stadtverband Chemnitz der Kleingärtner e. V. abgeführt (derzeit 33,00 € je Garten).

4.10 Aufnahmegebühr
Derzeit 0,00 €. Anpassung durch Mitgliederversammlung möglich.

4.11 Pacht
Die jährliche Pacht für die Gartenparzelle beträgt derzeit 0,14 € pro m² Gartenfläche. Grundlage sind die jeweils gültigen Vorgaben des Stadtverbandes Chemnitz der Kleingärtner e. V.

4.12 Kaution
Einmalig bei Verpachtung eines Gartens wird eine Kaution in Höhe einer durchschnittlichen Jahresforderung (Pacht, Mitgliedsbeitrag, Wasser- und Stromkosten etc.) erhoben.

4.12.1
Die Kaution beträgt:
– 180,00 € für Gärten bis 400 m²
– 210,00 € für Gärten über 400 m².

4.12.2
Die Kaution wird bei Gartenaufgabe nach ordnungsgemäßer Rückgabe der Parzelle und abzüglich möglicher offener Forderungen an den Pächter zurückgezahlt.

4.13 Umlage
Zur Finanzierung von Bauvorhaben und Reparaturen im Verein sowie zum Aufbau eines Fonds, der bei auftretenden Naturkatastrophen greift, wird eine jährliche Umlage erhoben. Diese beträgt derzeit 100,00 € pro Garten.

4.14 Strom- und Wasserkosten

4.14.1
Strom- und Wasserkosten werden nach Verbrauch abgerechnet. Die Abrechnung erfolgt je nach gemessenem Verbrauch und den jeweils gültigen Preisen.

4.14.2
Strom- und Wasserverluste (Differenzen zwischen Gesamtverbrauch und Summe der Einzelzähler) können anteilig auf die angeschlossenen Parzellen umgelegt werden.

4.15 Versicherung
Der Abschluss einer Gartenversicherung ist nach Bedarf möglich. Er erfolgt individuell durch den jeweiligen Pächter und ist keine Bedingung für die Mitgliedschaft oder den Abschluss eines Pachtvertrages.

4.16 Gemeinschaftsarbeit

4.16.1 10 Stunden jährlich
Jeder Pächter ist verpflichtet, jährlich 10 Stunden Gemeinschaftsarbeit zu leisten.

4.16.2 vier Einsätze à 2,5 Stunden
Arbeitsleistungen: jährlich 4 Einsätze à 2,5 Stunden. Es stehen 8 feste Termine und zahlreiche individuell festzulegende Termine zur Auswahl.

4.16.3 Wegpflege eigenständig April–Oktober
Die Pflege der an den Garten angrenzenden Hauptwege ist von der Gemeinschaftsarbeit ausgenommen und muss von April bis Oktober vom jeweiligen angrenzenden Pächter eigenständig geleistet werden.

4.16.4 nicht geleistete Stunden
Nicht geleistete Stunden können mit dem jeweils gültigen Stundensatz für Arbeitsstunden in Rechnung gestellt werden.

Anhang zur Haushalts-, Kassen-, Zahlungs- und Gebührenordnung des Kleingärtnervereins „Harthauer Hang“ Chemnitz e. V.

Erläuterung zum Punkt 4.6:
Zur säumigen Zahlung wird eine Vorstandssitzung einberufen, dann kann zur Bearbeitung des betreffenden Punktes die Vorstandszeit berechnet werden. z. B.

5 Mitglieder à 15 min = 75 min
händige Zustellung eines Briefes: 2 Mitglieder je 1 Std. = 120 min
Rechtsauskunft einholen: 2 Mitglieder je 2 Std. = 240 min
= 435 min

Das sind ca. 7 Stunden, für die gegenwärtig 25 € pro Stunde zu begleichen sind.
Das würde im Beispiel eine Summe von 175 € ausmachen.

Vereinskonto und Zeichnungsberechtigte

Der Zahlungsverkehr des Kleingärtnervereins „Harthauer Hang“ Chemnitz e. V. erfolgt auf das Vereinskonto bei der Sparkasse Chemnitz.

IBAN: DE15 8705 0000 3560 0013 22

Zeichnungsberechtigte Personen sind:

1. Vorsitzender
2. Vorsitzender
Schatzmeister

Chemnitz, 14. Februar 2024